Politique de confidentialité

HR Plug attache une grande importance à la protection des données personnelles. Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons quelles données personnelles nous collectons, pourquoi nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager, combien de temps nous les conservons et quels droits ont les personnes concernées.

HR Plug traite les données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge applicable.

1. Champ d'application

Cette politique de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles des visiteurs du site web, des candidats, des freelances, des consultants, des clients, des prospects, des fournisseurs, des contacts professionnels et d'autres personnes qui entrent en contact avec HR Plug.

2. Qui est responsable du traitement?

HR Plug est le responsable du traitement des données personnelles qu'elle traite pour ses propres besoins.

Pour toute question concernant le traitement des données personnelles ou pour l'exercice de vos droits en matière de vie privée, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :

E-mail : info@hrplug.be

Lorsque HR Plug traite des données personnelles uniquement selon les instructions d'un client dans le cadre du soutien à la paie ou de l'administration des ressources humaines, HR Plug peut agir en tant que sous-traitant. Dans ce cas, les accords concernant le traitement des données personnelles sont consignés dans un contrat de traitement distinct.

3. Quelles données personnelles traitons-nous?

Selon votre relation avec HR Plug, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :

• Données d'identification et de contact ;
• Données de contact professionnelles ;
• Données de CV et de carrière ;
• Informations sur les formations, diplômes et compétences ;
• Disponibilité et préférences de travail ;
• Informations sur le salaire ou le tarif ;
• Notes d'entretien et évaluations ;
• Communication professionnelle ;
• Données clients, missions et contrats ;
• Données de facturation et de paiement ;
• Informations que vous fournissez vous-même à HR Plug ;
• Autres informations nécessaires à notre service.

Dans le cadre des missions de paie et d'administration RH, nous pouvons, dans le respect des instructions du client, traiter également des données de travail et de contrat, des éléments de salaire, des avantages, des primes, des absences, des durées de travail, des coordonnées bancaires, des numéros de registre national et d'autres données nécessaires à l'administration des salaires ou du personnel.

HR Plug ne demande pas de données personnelles sensibles qui ne sont pas nécessaires à la prestation de services. Si de telles données sont néanmoins nécessaires, elles ne seront traitées que lorsqu'il existe une base légale valide et que des mesures de sécurité appropriées ont été prises.

4. À quelles fins utilisons-nous les données personnelles ?

HR Plug peut traiter des données personnelles aux fins suivantes :

• Répondre aux questions et demandes de contact ;
• Maintenir des contacts professionnels ;
• Élaborer et suivre des devis ;
• Conclure et exécuter des contrats ;
• Gestion des clients, prospects et fournisseurs;
• Recrutement et sélection;
• L'évaluation et la proposition de candidats;
• La mise en relation de freelances et de consultants;
• La réalisation de missions de conseil en RH;
• Soutien à la paie et administration des RH;
• Suivi de projet et contrôle de qualité;
• Facturation et comptabilité;
• Sécurité et prévention de la fraude;
• Le traitement des plaintes et des litiges;
• Le respect des obligations légales et administratives;
• Informer les contacts professionnels sur nos services et les développements pertinents.

Les destinataires peuvent s'opposer à tout moment au marketing direct ou se désinscrire des communications commerciales en contactant info@hrplug.be.

5. Sur quelles bases juridiques traitons-nous des données personnelles?

Selon la situation, le traitement des données personnelles peut être basé sur:

• Votre consentement;
• La préparation ou l'exécution d'un contrat;
• Une obligation légale;
• L'intérêt légitime de HR Plug ou d'un tiers;
• La nécessité d'établir, d'exercer ou de défendre des droits en justice.

Lorsque HR Plug se fonde sur un intérêt légitime, nous faisons un équilibre entre cet intérêt et les droits et libertés de la personne concernée.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la légalité du traitement qui a eu lieu avant le retrait.

6. Comment obtenons-nous des données personnelles ?

Nous pouvons recevoir des données personnelles directement de la personne concernée, par exemple via :

• Une demande de contact ;
• Une candidature ;
• Un CV ou une lettre de motivation ;
• Un entretien téléphonique ou en personne ;
• Un devis ;
• Un contrat ;
• Une correspondance professionnelle.

De plus, nous pouvons recevoir des données personnelles de clients, de partenaires professionnels, de personnes de référence, de plateformes de recrutement, de sites d'offres d'emploi, de réseaux sociaux professionnels, de sources publiques, de secrétariats sociaux ou d'autres prestataires de services impliqués dans une mission.

Lorsque HR Plug ne reçoit pas de données personnelles directement de la personne concernée, nous informons la personne concernée où et quand cela est légalement requis.

7. Avec qui pouvons-nous partager des données personnelles ?

HR Plug ne partage des données personnelles que lorsque cela est nécessaire et légal.

Les données personnelles peuvent notamment être partagées avec :

• Des clients ou des clients potentiels ;
• Des candidats ;
• Des freelances et des consultants ;
• Des secrétariats sociaux ;
• Des fournisseurs de logiciels de paie et de RH ;
• Des fournisseurs de services informatiques et d'hébergement ;
• Des comptables ;
• Des assureurs ;
• Des conseillers juridiques et professionnels ;
• Des partenaires professionnels ;
• Services publics;
• D'autres parties qui sont nécessaires à l'exécution de nos services ou à une obligation légale.

Les données des candidats ne sont partagées que dans le cadre d'une opportunité professionnelle concrète ou appropriée.

Les prestataires de services qui traitent des données personnelles pour le compte de HR Plug sont contractuellement tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité appropriées.

HR Plug ne vend pas de données personnelles à des tiers.

8. Transferts internationaux

HR Plug s'efforce de traiter les données personnelles au sein de l'Espace économique européen. Lorsque des données personnelles sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, HR Plug veille à ce qu'il existe une base de transfert valide et des garanties appropriées conformément au RGPD.

9. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

HR Plug ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée de conservation concrète est notamment déterminée en fonction de :

• La nature et la durée de la relation avec HR Plug;
• La durée d'une procédure de sélection ou d'une mission;
• La pertinence des données pour de futures opportunités professionnelles;
• Les obligations légales, fiscales et comptables de conservation;
• Les délais de prescription applicables;
• Les instructions des clients;
• La nécessité de traiter d'éventuelles plaintes ou litiges.

Les données des candidats sont supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus pertinentes pour le recrutement ou l'intermédiation, sauf si la personne concernée consent à une inclusion supplémentaire dans le réseau de candidats ou si une conservation plus longue est légalement justifiée.

10. Sécurité et confidentialité

HR Plug prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'abus, la modification ou la divulgation.

L'accès aux données personnelles est limité aux personnes qui ont besoin de ces données pour leur travail et qui sont soumises à des obligations de confidentialité.

Bien que HR Plug applique des mesures de sécurité raisonnables, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Nos mesures de sécurité sont donc régulièrement évaluées et ajustées si nécessaire.

11. Prise de décision automatisée

HR Plug ne prend pas de décisions ayant des conséquences juridiques ou des conséquences significatives similaires qui sont uniquement basées sur un traitement automatisé, sauf si cela est légalement autorisé et que la personne concernée en est informée à l'avance.

Tout outil de sélection et de correspondance soutient notre service, mais ne remplace pas l'évaluation humaine.

12. Quels droits avez-vous ?

Dans le cadre du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Le droit à l'information sur le traitement de vos données personnelles ;
• Le droit d'accès à vos données personnelles ;
• Le droit de faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• Le droit de faire supprimer vos données personnelles ;
• Le droit de faire limiter le traitement ;
• Le droit à la portabilité de vos données personnelles ;
• Le droit de s'opposer à certains traitements ;
• Le droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• Le droit de s'opposer au marketing direct.

Vous pouvez adresser votre demande à info@hrplug.be.

HR Plug peut demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité. Nous traiterons votre demande dans le délai légal prévu.

13. Plaintes

Avez-vous une question ou une plainte concernant le traitement de vos données personnelles ? Veuillez contacter HR Plug via info@hrplug.be.

14. Modifications de cette politique de confidentialité

HR Plug peut modifier cette politique de confidentialité lorsque les services, le fonctionnement interne ou la réglementation applicable changent. La version la plus récente de la politique de confidentialité est toujours disponible sur le site web de HR Plug.

Conditions générales

Ces conditions générales (les “Conditions”) régissent la relation contractuelle entre HR Plug et chaque Client. En faisant appel aux services de HR Plug, en acceptant une offre, en recevant un Candidat, en passant une commande ou en collaborant de toute autre manière avec HR Plug, le Client accepte ces Conditions.

Article 1. Définitions

HR Plug: l'entreprise qui fournit des services de médiation, de sélection, de paie, d'administration RH et de conseil.

Client: toute organisation ou personne qui confie une mission à HR Plug ou à qui HR Plug propose des Candidats.

Candidat: toute personne, freelance ou consultant dont HR Plug fournit des données au Client en vue d'un éventuel emploi, d'une mission freelance, d'une mission de conseil ou d'une autre collaboration.

Introduction: la fourniture d'informations (par exemple CV, profil ou coordonnées) qui identifient un Candidat. Le Client reconnaît que la simple réception d'un CV ou d'autres informations constitue une Introduction.

Devis : un document fourni par HR Plug au Client dans lequel la mission, le service prévu, les rémunérations convenues et les éventuels coûts supplémentaires sont décrits. Les tarifs et pourcentages ne sont mentionnés que dans un devis ou une facture.

Mission de conseil : un projet dans lequel un Candidat effectue des travaux pour le Client en tant qu'indépendant ou via HR Plug.

Article 2. Champ d'application et priorité

Ces Conditions s'appliquent à toutes les Introductions, missions et contrats par lesquels HR Plug propose des Candidats au Client. Les Conditions prévalent sur d'éventuelles conditions d'achat ou autres conditions générales du Client.

Les dérogations à ces Conditions ne sont valables que si elles sont confirmées par écrit par HR Plug. Si une disposition était invalide, les autres dispositions restent en vigueur.

Article 3. Services de HR Plug

HR Plug fournit ses services au mieux de ses capacités. Sauf accord écrit explicite contraire, HR Plug a une obligation de moyens et non de résultats.

Le Client fournit en temps utile, de manière complète et correcte toutes les informations nécessaires à l'exécution de la mission et reste responsable de leur exactitude.

Le Client reste responsable de la sélection finale, de l'embauche, de la décision contractuelle, de l'organisation du travail et du respect de la législation applicable.

Lorsque HR Plug propose des profils freelance ou des consultants, le service de HR Plug envers le Client consiste en médiation, sélection, Introduction, coordination et/ou suivi de projet comme décrit dans l'offre. HR Plug ne reprend aucune obligation personnelle, fiscale, sociale, en matière d'assurance ou administrative du Candidat concerné, sauf accord écrit explicite.

Les conseils, modèles et contrôles de HR Plug constituent un soutien opérationnel en RH et ne déchargent pas le Client de son propre contrôle ou de validation spécialisée si nécessaire.

HR Plug et le Client s'engagent à ne pas utiliser de critères discriminatoires et à respecter la législation applicable en matière d'égalité, de non-discrimination et de confidentialité.

Article 4. Soutien à la paie et administration des RH

Lorsque HR Plug fournit un soutien à la paie ou des services administratifs en RH, cela se fait sur la base des données, documents, choix et instructions fournis par le Client.

HR Plug peut, comme décrit plus en détail dans l'offre, fournir un soutien à la préparation de la paie, à l'administration des salaires, à l'enregistrement des congés et des absences, aux avantages, primes, plans cafétéria, budgets de mobilité, reporting, exportation vers des secrétariats de paie ou des logiciels de paie et à des processus administratifs en RH similaires.

HR Plug ne reprend aucune obligation légale d'employeur du Client. Le Client reste responsable de l'application correcte, entre autres, du comité paritaire, de la classification des fonctions, des barèmes, des règles de durée du travail, des composants de salaire, des documents sociaux, des déclarations Dimona, des obligations ONSS, des obligations fiscales, des conventions collectives applicables et des politiques internes.

Si HR Plug rédige ou examine des documents RH, cela se fait sur la base des informations fournies par le Client. Le Client reste responsable de l'approbation finale, de la validation juridique, de la mise en œuvre, de la communication aux employés, de la consultation des éventuels organes de représentation des employés, du dépôt ou de l'enregistrement lorsque cela est requis, et du respect des formalités légales.

Article 5. Confidentialité et protection des données

Les parties traitent toutes les informations qu'elles reçoivent dans le cadre de la collaboration de manière strictement confidentielle et les utilisent uniquement pour l'exécution ou l'évaluation de la mission.

Les informations sur les candidats ne peuvent être utilisées que pour l'évaluation du candidat concerné dans le cadre de la mission de HR Plug. Le Client ne peut pas partager ces informations avec des tiers, des entreprises affiliées ou d'autres départements que les personnes directement impliquées dans le processus de sélection ou de décision, sans le consentement écrit préalable de HR Plug.

Si aucune collaboration n'est établie, le Client supprime ou retourne toutes les informations sur les candidats reçues à la première demande de HR Plug, sauf dans la mesure où des obligations légales de conservation exigent autrement.

Tant HR Plug que le Client agissent en tant que responsables du traitement distincts au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Chacun d'eux garantit des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles et respecte les délais de conservation légaux.

Les informations commerciales confidentielles échangées par les parties dans le cadre de la mission, y compris les stratégies, les processus d'entreprise et les tarifs, restent la propriété de la partie divulgatrice. Les parties s'abstiennent d'utiliser ou de diffuser des Informations Confidentielles à d'autres fins.

Article 6. Non-contournement et protection des candidats

Chaque Introduction d'un Candidat est confidentielle. Le Client ne peut pas approcher directement, recruter ou proposer le Candidat à des tiers pendant douze mois après l'Introduction sans l'intermédiation de HR Plug. Ce délai est renouvelé chaque fois que HR Plug propose à nouveau le Candidat plus tard ; ainsi, HR Plug empêche le Client d'engager le Candidat en dehors de HR Plug après une réintroduction.

Si le Client refuse initialement un Candidat proposé ou si le Candidat refuse une offre mais qu'un contrat de travail ou une collaboration est établi entre le Client (ou une entreprise qui lui est liée) et le Candidat dans le délai mentionné ci-dessus, le Client est redevable de l'intégralité des frais d'intermédiation. Il en va de même si le Client transmet les données du Candidat à des tiers qui recrutent le Candidat.

En cas de violation des dispositions de non-contournement ou de confidentialité, une indemnité forfaitaire de 15 % du salaire brut annuel ou de la valeur totale du contrat du Candidat s'applique. HR Plug se réserve le droit de demander une indemnisation plus élevée si le dommage réellement subi est supérieur.

Article 7. Rémunérations et structures de frais

Frais de succès pour le recrutement : En cas de placement réussi d'un Candidat, le Client paie des frais de succès, calculés comme un pourcentage de la rémunération brute annuelle totale ou de la valeur totale du projet. Ces pourcentages sont uniquement mentionnés dans le devis ou la facture et non dans ces Conditions.

Frais de retenue et de shortlist: Pour des missions exclusives, un acompte (retenue) et/ou des frais de shortlist peuvent être demandés. Ces montants sont convenus dans le devis et déduits des frais de succès.

Missions temporaires et conseil: Pour les missions temporaires, le recrutement intérimaire et les missions de conseil, HR Plug facture un tarif horaire ou journalier. Ces tarifs sont toujours fixés dans le devis. Si le Client souhaite embaucher directement un Candidat temporaire à la fin ou pendant la mission, des frais de succès ou de transfert sont dus.

Transfert de Candidats vers un recrutement permanent: Si un Candidat travaille pour le Client pendant une mission de conseil ou via HR Plug et que le Client souhaite recruter ce Candidat directement, l'engager directement ou via un tiers, cela ne peut se faire qu'en payant des frais de transfert. HR Plug déterminera les frais de transfert et la période applicable par mission dans le devis.

Frais supplémentaires: Les frais pour les annonces, les évaluations, les voyages ou d'autres services externes ne seront facturés que s'ils ont été convenus à l'avance avec le Client et mentionnés dans le devis.

Article 8. Devis, facturation et paiement

Les offres de HR Plug sont sans engagement jusqu'au moment de l'acceptation par le Client. L'acceptation peut être explicite (signature) ou implicite par l'interview ou l'engagement du Candidat.

Les factures sont payables à la date d'échéance mentionnée sur la facture et, à défaut, dans le délai légal de paiement pour les transactions commerciales, net et sans remise. En cas de non-paiement, des intérêts de retard et des indemnités forfaitaires sont dus sans mise en demeure préalable, conformément aux dispositions figurant dans l'offre. Le Client ne peut suspendre ses obligations de paiement en raison de plaintes concernant les performances du Candidat.

Le Client fournit en temps utile des données de facturation correctes (par ex. numéro de commande). Une fourniture incorrecte ou tardive peut donner lieu à un coût administratif.

Les plaintes concernant les factures doivent être signalées par écrit et de manière motivée dans les huit jours calendaires suivant la date de la facture. À défaut, la facture est considérée comme définitivement acceptée.

Article 9. Annulation, suspension et résiliation

Si le Client annule un mandat unilatéralement ou met fin prématurément, une indemnité forfaitaire est due, égale aux rémunérations que HR Plug aurait reçues en cas d'exécution complète.

HR Plug peut résilier le contrat avec effet immédiat sans indemnité si le Client reste gravement en défaut, par exemple en cas de non-paiement ou de violation des obligations de confidentialité ou de non-contournement.

Les dispositions relatives à la confidentialité, à la protection des données, au non-contournement, aux rémunérations, à la responsabilité et au droit applicable restent en vigueur même après la résiliation.

Article 10. Responsabilité, garantie et indemnisation

HR Plug est uniquement responsable des dommages qui découlent directement de sa propre faute prouvée. HR Plug n'est pas responsable des dommages indirects, des dommages consécutifs, de la perte de bénéfices, de la perte de chiffre d'affaires, de la perte de réputation, de la perte de données, des occasions manquées ou des dommages causés par des Candidats, des employés du Client, des secrétariats de paie, des fournisseurs de logiciels ou d'autres tiers.

La responsabilité totale de HR Plug est, dans la mesure où la loi le permet, limitée au montant que HR Plug a effectivement reçu pour la mission concernée au cours des trois (3) mois précédant le fait générateur de dommages. Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol ou pour une responsabilité qui ne peut légalement être exclue.

Si une période de garantie a été convenue dans l'offre et que la collaboration avec un Candidat est interrompue pendant cette période en raison d'un fonctionnement insuffisant, HR Plug peut, à sa discrétion, proposer gratuitement un Candidat de remplacement ou créditer une partie des frais de succès, à condition que le Client ait respecté toutes ses obligations.

Le Client indemnise HR Plug contre les réclamations des Candidats, des employés, des gouvernements ou des tiers qui découlent d'informations incorrectes ou tardives fournies par le Client, des décisions du Client, de violations de la législation du travail, sociale, fiscale ou de la vie privée par le Client, ou du fait de contacter ou d'engager des Candidats en dehors de HR Plug.

Article 11. Droit applicable et tribunal compétent

Ces Conditions sont régies par le droit belge. Les litiges concernant l'interprétation ou l'exécution de ces Conditions sont exclusivement soumis au tribunal compétent du district où HR Plug est établi.