Privacybeleid

HR Plug hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken, met wie wij ze kunnen delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

HR Plug verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.

1. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van websitebezoekers, kandidaten, freelancers, consultants, klanten, prospecten, leveranciers, professionele contacten en andere personen die met HR Plug in contact komen.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

HR Plug is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen doeleinden verwerkt.

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of voor de uitoefening van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via:

E-mail: info@hrplug.be

Wanneer HR Plug in het kader van payrollondersteuning of HR-administratie persoonsgegevens uitsluitend verwerkt volgens de instructies van een klant, kan HR Plug optreden als verwerker. In dat geval worden de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd in een afzonderlijke verwerkingsovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met HR Plug kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens;
• Professionele contactgegevens;
• Cv- en loopbaangegevens;
• Informatie over opleidingen, diploma’s en vaardigheden;
• Beschikbaarheid en werkvoorkeuren;
• Loon- of tariefinformatie;
• Interviewnotities en evaluaties;
• Professionele communicatie;
• Klant-, opdracht- en contractgegevens;
• Facturatie- en betalingsgegevens;
• Informatie die u zelf aan HR Plug verstrekt;
• Andere informatie die noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Bij payroll- en HR-administratieve opdrachten kunnen wij, binnen de instructies van de klant, ook arbeids- en contractgegevens, looncomponenten, voordelen, premies, afwezigheden, arbeidsduur, bankgegevens, rijksregisternummers en andere gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de loon- of personeelsadministratie.

HR Plug vraagt niet om gevoelige persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Indien dergelijke gegevens toch noodzakelijk zijn, worden zij alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grond bestaat en passende beveiligingsmaatregelen zijn genomen.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

HR Plug kan persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerken:

• Het beantwoorden van vragen en contactaanvragen;
• Het onderhouden van professionele contacten;
• Het opstellen en opvolgen van offertes;
• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• Klanten-, prospecten- en leveranciersbeheer;
• Rekrutering en selectie;
• Het beoordelen en voorstellen van kandidaten;
• Het bemiddelen van freelancers en consultants;
• Het uitvoeren van HR-consultancyopdrachten;
• Payrollondersteuning en HR-administratie;
• Projectopvolging en kwaliteitsbewaking;
• Facturatie en boekhouding;
• Beveiliging en fraudepreventie;
• Het behandelen van klachten en geschillen;
• Het naleven van wettelijke en administratieve verplichtingen;
• Het informeren van professionele contacten over onze dienstverlening en relevante ontwikkelingen.

Ontvangers kunnen zich op ieder moment verzetten tegen direct marketing of zich uitschrijven voor commerciële communicatie door contact op te nemen via info@hrplug.be.

5. Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie kan de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op:

• Uw toestemming;
• De voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst;
• Een wettelijke verplichting;
• Het gerechtvaardigd belang van HR Plug of een derde;
• De noodzaak om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wanneer HR Plug zich baseert op een gerechtvaardigd belang, maken wij een afweging tussen dat belang en de rechten en vrijheden van de betrokkene.

Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

6. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene ontvangen, bijvoorbeeld via:

• Een contactaanvraag;
• Een sollicitatie;
• Een cv of motivatiebrief;
• Een telefonisch of persoonlijk gesprek;
• Een offerte;
• Een overeenkomst;
• Professionele correspondentie.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens ontvangen van klanten, professionele partners, referentiepersonen, rekruteringsplatformen, vacaturesites, professionele sociale netwerken, openbare bronnen, sociale secretariaten of andere dienstverleners die bij een opdracht betrokken zijn.

Wanneer HR Plug persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene ontvangt, informeren wij de betrokkene waar en wanneer dit wettelijk vereist is.

7. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

HR Plug deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.

Persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

• Klanten of potentiële opdrachtgevers;
• Kandidaten;
• Freelancers en consultants;
• Sociale secretariaten;
• Payroll- en HR-softwareleveranciers;
• IT- en hostingleveranciers;
• Boekhouders;
• Verzekeraars;
• Juridische en professionele adviseurs;
• Professionele partners;
• Overheidsdiensten;
• Andere partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening of een wettelijke verplichting.

Kandidaatgegevens worden uitsluitend gedeeld in het kader van een concrete of passende professionele mogelijkheid.

Dienstverleners die persoonsgegevens in opdracht van HR Plug verwerken, worden contractueel gebonden aan passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.

HR Plug verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

8. Internationale doorgiften

HR Plug streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt HR Plug voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

HR Plug bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De concrete bewaartermijn wordt onder meer bepaald aan de hand van:

• De aard en duur van de relatie met HR Plug;
• De duur van een selectie procedure of opdracht;
• De relevantie van de gegevens voor toekomstige professionele mogelijkheden;
• Wettelijke, fiscale en boekhoudkundige bewaarplichten;
• Toepasselijke verjaringstermijnen;
• Instructies van klanten;
• De noodzaak om mogelijke klachten of geschillen te behandelen.

Kandidaatgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer zij niet langer relevant zijn voor rekrutering of bemiddeling, tenzij de betrokkene instemt met verdere opname in het kandidatennetwerk of een langere bewaring wettelijk gerechtvaardigd is.

10. Beveiliging en vertrouwelijkheid

HR Plug neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden en die aan vertrouwelijkheidsverplichtingen zijn gebonden.

Hoewel HR Plug redelijke beveiligingsmaatregelen toepast, kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen. Onze beveiligingsmaatregelen worden daarom regelmatig geëvalueerd en waar nodig aangepast.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

HR Plug neemt geen beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd, tenzij dit wettelijk is toegestaan en de betrokkene hierover vooraf wordt geïnformeerd.

Eventuele selectie- en matchingsinstrumenten ondersteunen onze dienstverlening, maar vervangen geen menselijke beoordeling.

12. Welke rechten heeft u?

Binnen de voorwaarden van de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• Het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• Het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• Het recht om de verwerking te laten beperken;
• Het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
• Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• Het recht om uw toestemming op ieder moment in te trekken;
• Het recht om u te verzetten tegen direct marketing.

U kunt uw verzoek richten aan info@hrplug.be.

HR Plug kan bijkomende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijk voorziene termijn.

13. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met HR Plug via info@hrplug.be.

14. Wijzigingen aan dit privacybeleid

HR Plug kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, interne werking of toepasselijke regelgeving wijzigt. De meest recente versie van het privacybeleid is steeds beschikbaar op de website van HR Plug.

Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden (de “Voorwaarden”) regelen de contractuele verhouding tussen HR Plug en iedere Opdrachtgever. Door beroep te doen op de diensten van HR Plug, een offerte te aanvaarden, een Kandidaat te ontvangen, een opdracht te plaatsen of op enige andere wijze met HR Plug samen te werken, aanvaardt de Opdrachtgever deze Voorwaarden.

Artikel 1. Definities

HR Plug: de onderneming die bemiddelings-, selectie-, payroll-, HR-administratieve en consultancy-diensten levert.

Opdrachtgever: iedere organisatie of persoon die een opdracht verstrekt aan HR Plug of aan wie HR Plug Kandidaten voorstelt.

Kandidaat: elke persoon, freelancer of consultant van wie HR Plug gegevens verstrekt aan de Opdrachtgever met het oog op een mogelijke tewerkstelling, freelance opdracht, consultancy-opdracht of andere samenwerking.

Introductie: het verstrekken van informatie (bijvoorbeeld cv, profiel of contactgegevens) die een Kandidaat identificeert. De Opdrachtgever erkent dat het enkel ontvangen van een cv of andere informatie een Introductie vormt.

Offerte: een door HR Plug aan de Opdrachtgever verstrekt document waarin de opdracht, de beoogde dienstverlening, de overeengekomen vergoedingen en eventuele bijkomende kosten worden beschreven. Tarieven en percentages worden uitsluitend in een offerte of factuur vermeld.

Consultancy-opdracht: een project waarbij een Kandidaat als zelfstandige of via HR Plug werkzaamheden verricht voor de Opdrachtgever.

Artikel 2. Toepassingsgebied en voorrang

Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle Introducties, opdrachten en overeenkomsten waarbij HR Plug Kandidaten aan de Opdrachtgever voorstelt. De Voorwaarden hebben voorrang op eventuele aankoop- of andere algemene voorwaarden van de Opdrachtgever.

Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn slechts geldig indien zij schriftelijk door HR Plug worden bevestigd. Indien één bepaling ongeldig zou zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Artikel 3. Diensten van HR Plug

HR Plug levert haar diensten naar best vermogen. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, heeft HR Plug een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

De Opdrachtgever verstrekt tijdig, volledig en correct alle informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en blijft verantwoordelijk voor de juistheid daarvan.

De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke selectie, aanwerving, contractuele beslissing, arbeidsorganisatie en naleving van de toepasselijke wetgeving.

Wanneer HR Plug freelance profielen of consultants voorstelt, bestaat de dienstverlening van HR Plug tegenover de Opdrachtgever uit bemiddeling, selectie, Introductie, coördinatie en/of projectopvolging zoals omschreven in de offerte. HR Plug neemt geen persoonlijke, fiscale, sociale, verzekeringsrechtelijke of administratieve verplichtingen van de betrokken Kandidaat over, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk werd overeengekomen.

Adviezen, modellen en controles van HR Plug vormen operationele HR-ondersteuning en ontslaan de Opdrachtgever niet van eigen controle of gespecialiseerde validatie waar nodig.

HR Plug en de Opdrachtgever verbinden zich ertoe geen discriminerende criteria te hanteren en de toepasselijke wetgeving inzake gelijkheid, non-discriminatie en privacy te respecteren.

Artikel 4. Payrollondersteuning en HR-administratie

Wanneer HR Plug payrollondersteuning of HR-administratieve diensten levert, gebeurt dit op basis van de gegevens, documenten, keuzes en instructies die door de Opdrachtgever worden verstrekt.

HR Plug kan, zoals nader omschreven in de offerte, ondersteuning bieden bij payrollvoorbereiding, loonadministratie, verlof- en afwezigheidsregistratie, voordelen, premies, cafetariaplannen, mobiliteitsbudgetten, rapportering, export naar loonsecretariaten of payrollsoftware en gelijkaardige HR-administratieve processen.

HR Plug neemt geen wettelijke werkgeversverplichtingen van de Opdrachtgever over. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de correcte toepassing van onder meer het paritair comité, functieclassificatie, barema’s, arbeidsduurregels, looncomponenten, sociale documenten, Dimona-aangiften, RSZ-verplichtingen, fiscale verplichtingen, toepasselijke cao’s en interne policies.

Indien HR Plug HR-documenten opstelt of nakijkt, gebeurt dit op basis van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor finale goedkeuring, juridische validatie, implementatie, communicatie aan werknemers, raadpleging van eventuele werknemersorganen, neerlegging of registratie waar vereist, en naleving van de wettelijke formaliteiten.

Artikel 5. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen strikt vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering of evaluatie van de opdracht.

Kandidateninformatie mag uitsluitend worden gebruikt voor de beoordeling van de betrokken Kandidaat in het kader van de opdracht van HR Plug. De Opdrachtgever mag deze informatie niet delen met derden, gelieerde ondernemingen of andere afdelingen dan de personen die rechtstreeks bij het selectie- of beslissingsproces betrokken zijn, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HR Plug.

Indien geen samenwerking tot stand komt, verwijdert of retourneert de Opdrachtgever alle ontvangen Kandidateninformatie op eerste verzoek van HR Plug, behoudens voor zover wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

Zowel HR Plug als de Opdrachtgever handelen als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Elk van hen waarborgt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en respecteert de wettelijke bewaartermijnen.

Vertrouwelijke bedrijfsinformatie die partijen in het kader van de opdracht uitwisselen, waaronder strategieën, bedrijfsprocessen en tarieven, blijft eigendom van de verstrekkende partij. Partijen onthouden zich ervan Vertrouwelijke Informatie voor andere doeleinden te gebruiken of te verspreiden.

Artikel 6. Non-circumventie en kandidaatbescherming

Elke Introductie van een Kandidaat is vertrouwelijk. De Opdrachtgever mag de Kandidaat gedurende twaalf maanden na de Introductie niet rechtstreeks benaderen, aanwerven of voorstellen aan derden zonder bemiddeling van HR Plug. Deze termijn wordt telkens opnieuw gestart wanneer HR Plug de Kandidaat later opnieuw voorstelt; zo voorkomt HR Plug dat de Opdrachtgever de Kandidaat na een herintroductie alsnog buiten HR Plug om engageert.

Indien de Opdrachtgever een voorgestelde Kandidaat aanvankelijk afwijst of de Kandidaat een aanbod weigert maar er binnen de hierboven genoemde termijn toch een arbeidsovereenkomst of samenwerking tot stand komt tussen de Opdrachtgever (of een aan haar gelieerde onderneming) en de Kandidaat, is de Opdrachtgever de volledige bemiddelingsvergoeding verschuldigd. Hetzelfde geldt indien de Opdrachtgever de gegevens van de Kandidaat doorgeeft aan derden waardoor die de Kandidaat aanwerven.

Als forfaitaire schadevergoeding bij overtreding van de non-circumventie- of vertrouwelijkheidsbepalingen geldt 15% van het brutojaarloon of de totale contractwaarde van de Kandidaat. HR Plug behoudt zich het recht voor om een hogere schadevergoeding te eisen indien de werkelijk geleden schade hoger is.

Artikel 7. Vergoedingen en fee-structuren

Successfee voor werving: Bij succesvolle plaatsing van een Kandidaat betaalt de Opdrachtgever een successfee, berekend als een percentage van de totale jaarlijkse brutovergoeding of de totale projectwaarde. Deze percentages worden uitsluitend vermeld in de offerte of factuur en niet in deze Voorwaarden.

Retainer en shortlistfee: Voor exclusieve opdrachten kan een voorschot (retainer) en/of een shortlistfee worden gevraagd. Deze bedragen worden overeengekomen in de offerte en in mindering gebracht op de successfee.

Tijdelijke opdrachten en consultancy: Voor tijdelijke opdrachten, interim-recruitment en consultancy-opdrachten factureert HR Plug een uur- of dagtarief. Deze tarieven worden altijd in de offerte vastgelegd. Indien de Opdrachtgever een tijdelijk ingezette Kandidaat na afloop of tijdens de opdracht rechtstreeks in dienst wil nemen, is een successfee of overdrachtsvergoeding verschuldigd.

Overdracht van Kandidaten naar vaste aanwerving: Indien een Kandidaat gedurende een consultancy-opdracht of via HR Plug voor de Opdrachtgever werkt en de Opdrachtgever deze Kandidaat rechtstreeks wil aanwerven, rechtstreeks wil inschakelen of via een derde partij wil engageren, kan dit enkel tegen betaling van een overdrachtsvergoeding. HR Plug zal de overdrachtsvergoeding en de toepasselijke periode per opdracht in de offerte bepalen.

Extra kosten: Kosten voor advertenties, assessments, reizen of andere externe diensten worden alleen aangerekend indien zij vooraf met de Opdrachtgever zijn overeengekomen en in de offerte zijn vermeld.

Artikel 8. Offertes, facturatie en betaling

Offertes van HR Plug zijn vrijblijvend tot op het moment van aanvaarding door de Opdrachtgever. Aanvaarding kan expliciet (ondertekening) of impliciet door de Kandidaat te interviewen of te engageren.

Facturen zijn betaalbaar op de vervaldatum vermeld op de factuur en, bij gebrek daaraan, binnen de wettelijke betalingstermijn voor handelstransacties, netto en zonder korting. Bij niet-betaling zijn, zonder voorafgaande ingebrekestelling, verwijlinteresten en forfaitaire schadevergoedingen verschuldigd conform de bepalingen opgenomen in de offerte. De Opdrachtgever kan geen betalingsverplichtingen opschorten vanwege klachten over de prestaties van de Kandidaat.

De Opdrachtgever zorgt tijdig voor correcte facturatiegegevens (bijv. PO-nummer). Foutieve of laattijdige aanlevering kan aanleiding geven tot een administratieve kost.

Klachten over facturen moeten binnen acht kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd worden gemeld. Bij gebrek daaraan wordt de factuur definitief aanvaard.

Artikel 9. Annulatie, opschorting en beëindiging

Indien de Opdrachtgever een opdracht eenzijdig annuleert of voortijdig beëindigt, is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd gelijk aan de vergoedingen die HR Plug had ontvangen bij volledige uitvoering.

HR Plug kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen zonder schadevergoeding indien de Opdrachtgever ernstig in gebreke blijft, bijvoorbeeld bij wanbetaling of schending van de vertrouwelijkheids- of non-circumventieverplichtingen.

Bepalingen inzake vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, non-circumventie, vergoedingen, aansprakelijkheid en toepasselijk recht blijven ook na beëindiging van kracht.

Artikel 10. Aansprakelijkheid, garantie en vrijwaring

HR Plug is uitsluitend aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit haar eigen bewezen fout. HR Plug is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies, reputatieschade, verlies van gegevens, gemiste kansen of schade veroorzaakt door Kandidaten, werknemers van de Opdrachtgever, loonsecretariaten, softwareleveranciers of andere derden.

De totale aansprakelijkheid van HR Plug is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat HR Plug voor de betrokken opdracht effectief heeft ontvangen gedurende de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeverwekkend feit. Deze beperking geldt niet in geval van opzet of voor aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten.

Indien in de offerte een garantieperiode is overeengekomen en de samenwerking met een Kandidaat binnen die periode wordt beëindigd wegens onvoldoende functioneren, kan HR Plug naar eigen keuze kosteloos een vervangende Kandidaat voorstellen of een deel van de successfee crediteren, op voorwaarde dat de Opdrachtgever alle verplichtingen is nagekomen.

De Opdrachtgever vrijwaart HR Plug tegen aanspraken van Kandidaten, werknemers, overheden of derden die voortvloeien uit onjuiste of laattijdige informatie van de Opdrachtgever, beslissingen van de Opdrachtgever, schending van arbeids-, sociale, fiscale of privacywetgeving door de Opdrachtgever, of het buiten HR Plug om benaderen of inschakelen van Kandidaten.

Artikel 11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze Voorwaarden worden beheerst door Belgisch recht. Geschillen over de interpretatie of uitvoering van deze Voorwaarden worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van het arrondissement waar HR Plug is gevestigd.